Lập kế hoạch và lịch trình công việc

[anbinhtrong]

Một đặc điểm của bản tuyên bố là nhấn mạnh vào mục đích hơn là vào phương pháp thực hiện. Đặc biệt là với nhóm dự án, nhà tài trợ nên xác định rõ ràng mục đích được yêu cầu, còn kế hoạch sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm tự thảo luận.
Với mục đích được đặt ra, nhóm có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó. Trên thực tế, vì nhiều nhóm là nhóm dự án nên những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian này cũng chính là những phương pháp mà các giám đốc dự án đã sử dụng từ 60, 70 năm trước đó.
Quản lý dự án là quy trình giám sát một nỗ lực tập trung bị ràng buộc bởi thời gian và được định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc. Việc quản lý dự án bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động. Một dự án điển hình có bốn giai đoạn: lập kế hoạch, xây dựng, thực hiện và nghiệm thu. Ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu giai đoạn đầu tiên là lập kế hoạch. Giai đoạn này bắt đầu từ việc làm rõ mục tiêu.
Làm rõ mục tiêu
"Hãy phát triển một website có khả năng cung cấp thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng". Đó là mục tiêu mà nhà tài trợ yêu cầu cho nhóm. Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là "nhanh"? Như thế nào là "chính xác"? Liệu một sai sót trên tổng số 1.000 giao dịch có phải là tỉ lệ chấp nhận được, hay một lỗi trên 10.000 giao dịch mới đáp ứng được kỳ vọng của nhà tài trợ? Chi phí để thực hiện website này ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả? Tất cả những câu hỏi này đều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra sau khi tham khảo ý kiến nhà tài trợ. Tất cả các mục tiêu cần cụ thể hóa và có thể đánh giá được. Nếu không, bạn sẽ không có cách nào biết được nhóm có hoàn thành nhiệm vụ của mình hay không. Ngoài ra, nên có một kế hoạch thời gian chỉ rõ thời hạn nhóm phải đạt được mục tiêu.
Xác định nhiệm vụ
Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:
+ Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?
+ Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?
+ Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?
Bảng 4-1 minh họa một phương pháp xác định nhiệm vụ, các nhiệm vụ phụ liên quan và việc bố trí thời gian cho các nhiệm vụ đó. Dự án trong ví dụ này là chuyển ba máy chủ web và hai cơ sở dữ liệu sang một trung tâm dữ liệu mới.
Bí quyết lập lịch trình dự án
1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể
2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường
3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thực tế
4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình
5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình
7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình
Chú ý: Hầu hết các nhà quản lý của những dự án phức tạp thường dùng các phần mềm hỗ trợ việc lập kế hoạch và lịch trình dự án. Để quyết định phần mềm nào phù hợp nhất với trường hợp của bạn, hãy kiểm tra các phiên bản mới nhất và tham khảo ý kiến của một giám đốc dự án có kinh nghiệm.
Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM